Le dispositif du droit à la formation (DIF) permettait aux salariés d'accumuler des heures afin de bénéficier d'une formation financée par leur employeur. Pour demander à utiliser son DIF, un salarié devait respecter un certain nombre de formalités.
Voici les démarches qu'il fallait effectuer.
1. S'assurer que vous pouviez prétendre au DIF
Pour prétendre au DIF, vous deviez respecter certaines conditions.
Condition d'ancienneté
Vous deviez justifier d'un minium d'ancienneté dans votre entreprise.
- Si vous étiez employé en contrat à durée indéterminée (CDI) que ce soit à temps complet ou partiel, vous deviez justifier d'au moins un an d'ancienneté.
- Si vous étiez en contrat à durée déterminée (CDD), vous deviez avoir travaillé au moins 4 mois (consécutifs ou non) en CDD, dans les 12 derniers mois. Ces 4 mois pouvaient avoir été effectués au titre de différents contrats.
Bon à savoir : les apprentis et les salariés en contrat de professionnalisation ne pouvaient pas prétendre au DIF.
Nombre d'heures de formation acquises
Vous deviez avoir acquis suffisamment d'heures au titre du DIF.
- Si vous étiez en CDI, vous bénéficiiez de 20 heures par an pour les salariés à plein-temps, (10 heures à mi-temps), que vous pouviez cumuler sur 6 ans dans la limite de 120 heures.
- Si vous étiez en CDD, le nombre d'heures acquis au titre du DIF était calculé au prorata de la durée de votre contrat.
Exemple : un CDD de 6 mois ouvrait droit à 10 heures de formation au titre du DIF. Si vous travailliez à temps partiel, le nombre d'heures était calculé au prorata de la durée de votre contrat et de votre temps de travail. Par exemple, un CDD de 6 mois à mi-temps ouvrait droit à 5 heures de formation.
Bon à savoir : votre employeur devait vous informer tous les ans, par écrit, du nombre d'heures que vous aviez acquis au titre du DIF. Dans le cadre du remplacement du DIF par le CPF, les employeurs ont dû informer par écrit, avant le 31 janvier 2015, les salariés du nombre d'heures acquises au titre du DIF et non utilisées au 31 décembre 2014. Pour pouvoir utiliser les heures de DIF transférées sur le CPF, le salarié avait jusqu'au 30 juin 2021 pour inscrire le montant de ses droits sur le site internet moncompteformation.gouv.fr.
2. Déterminer la formation que vous souhaitiez suivre
Le DIF permettait de suivre une formation afin d’acquérir de nouvelles compétences ou de les approfondir (un nouveau logiciel, une technique de vente, une langue étrangère, etc.). Vous aviez donc le choix entre différentes formations, à condition que la formation envisagée corresponde à l’objectif du DIF (acquérir de nouvelles compétences ou les approfondir) et aux formations prioritaires dans votre entreprise.
Vous deviez donc vérifier auprès du service formation de votre entreprise que votre choix faisait partie des formations prioritaires sur les listes définies par votre accord d’entreprise ou de branche. À défaut, votre dossier risquait d’être rejeté.
Bon à savoir : en principe, les formations au titre du DIF se déroulaient en dehors du temps de travail, mais un accord collectif pouvait prévoir qu'elles se déroulent sur tout ou partie du temps de travail.
3. Présenter votre demande à l'employeur
C'était au salarié qui souhaitait utiliser son DIF de prendre l’initiative.
Faire votre demande par écrit
- Vous deviez adresser votre demande, par écrit, au service du personnel en précisant la nature de la formation envisagée, sa durée et les dates.
- Aucun délai de prévenance n'était imposé, mais vous deviez prévoir au moins 2 mois avant le début de la formation pour permettre à votre employeur de vous répondre. Celui-ci avait un mois pour vous donner sa réponse.
- L’accord de votre employeur était également nécessaire concernant les dates de votre formation afin de ne pas perturber la marche du service.
Attendre la réponse de votre employeur
L'employeur n’avait pas l’obligation d’accepter, notamment s’il estimait que la formation n’était d’aucune utilité pour son activité. Le mieux était de demander un entretien pour tenter de le convaincre et de négocier avec lui les modalités (dates, durée…) ou de profiter de l’entretien annuel pour en parler.
Bon à savoir : après deux refus consécutifs, vous étiez prioritaire pour obtenir un congé individuel de formation (CIF) qui, lui, ne pouvait en principe pas être refusé.
À noter : le CIF est remplacé par le projet de transition professionnelle (PTP), aussi appelé CPF de transition, depuis le 1er janvier 2019.
Prise en charge des frais
Les frais de formation, d’hébergement et de transport étaient à la charge de l’employeur. Votre employeur vous demandait de remplir un dossier de prise en charge de votre DIF par l’organisme paritaire agréé (OPAC) dont il dépendait, qui lui remboursait tout ou partie des frais.
Bon à savoir : si la formation se déroulait en dehors du temps de travail, vous bénéficiiez en plus de votre salaire d’une allocation de formation, égale à 50 % de salaire net. Si elle se déroulait sur le temps de travail, votre rémunération était maintenue. Un accord de branche pouvait prévoir une majoration de 10 % de l’allocation pour le salarié qui engageait des frais supplémentaires de garde d’enfant afin de suivre sa formation.