Comment faire un plan de développement des compétences (ex-plan de formation)

La formation est un droit des salariés et un devoir de l’employeur.

En tant qu’employeur, la loi ne vous oblige pas à élaborer un plan de développement des compétences – qui remplace le plan de formation depuis le 1er janvier 2019 –, mais vous y êtes fortement incité. Tout employeur étant tenu de fournir du travail à ses salariés et de leur donner les moyens de le réaliser, celui-ci doit veiller à ce que ses salariés soient toujours adaptés à leur emploi ainsi qu’à l’évolution de leurs fonctions : la formation est donc un bon moyen de respecter ces obligations.

Vous trouverez dans cette fiche pratique comment faire un plan de développement des compétences (ex-plan de formation).

Zoom sur le plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences (ex-plan de formation) est à l’initiative de l’employeur. Il se présente sous la forme d’un document écrit et sert à planifier l’ensemble des actions de formation retenues pour l’entreprise en fonction de ses besoins et de ses objectifs futurs.

Le plan de développement des compétences est construit tout au long de l’année en recueillant les besoins des différents services et les souhaits des salariés. Il est ensuite soumis aux représentants du personnel (comité d’entreprise ou, à défaut, délégués du personnel).

Des étapes d’élaboration du plan de développement des compétences sont prévues par la loi, suivez ce calendrier rigoureusement.

L’OPCO (opérateur de compétences) est un organisme agréé par l’État pour gérer les fonds de formation. Rapprochez-vous du conseiller de votre OPCO qui vous aidera à formaliser votre plan de développement des compétences et, plus tard, engagera les financements.

1. Respectez le calendrier d’élaboration pour faire un plan de développement des compétences

Voici les grandes étapes du calendrier d’élaboration que vous devrez suivre :

• Avant le 9 septembre : au moins 3 semaines avant la première réunion du 1er octobre, remettez aux représentants du personnel et aux délégués syndicaux tous les documents nécessaires pour qu’ils puissent émettre un avis :
  • les orientations de la formation professionnelle ;
  • les résultats d’éventuelles négociations de branche ;
  • la déclaration fiscale 2483 et les informations figurant dans le bilan social ;
  • les conclusions d’un éventuel contrôle de la formation ;
  • le plan de formation réalisé de l’année N - 1 et de l’année en cours, comprenant les organismes de formation, les conditions financières, les effectifs formés par CSP et par sexe avec classification des actions de formation, ainsi que les bilans de compétences et VAE ;
  • le bilan des projets de transition professionnelle (ex-CIF) et différents congés de formation ;
  • le bilan du CPF, des abondements et des entretiens professionnels ;
  • le bilan des contrats de professionnalisation et de la reconversion ou promotion par alternance –Pro-A – (ex-périodes de professionnalisation) ;
  • le bilan de l’apprentissage.
• Avant le 26 septembre : convoquez les représentants du personnel et des syndicats à la première réunion de consultation et remettez-leur l’ordre du jour.
• Avant le 1er octobre : 1re réunion des représentants du personnel et des syndicats. Elle a pour objet de présenter puis de délibérer le bilan des actions de formation réalisées l’année précédente et l’année en cours.
• Avant le 10 décembre : remettez aux représentants du personnel le projet de plan de développement des compétences de l’entreprise pour l’année à venir. Il contient la liste des actions de formation proposées, les organismes de formation retenus et les effectifs concernés.
• Le 28 décembre au plus tard : convoquez les représentants du personnel et des syndicats à la deuxième réunion de consultation et remettez-leur l’ordre du jour.
• Avant le 31 décembre : la 2e réunion a pour thème la finalisation du projet de plan de formation de l’année à venir. Soumettez aux représentants du personnel et des syndicats le plan de développement des compétences, la nature des actions proposées (en les distinguant par catégories) avec les conditions de mise en œuvre du CPF. Préparez un argumentaire permettant de justifier le classement et le mode d’organisation des actions.

2. Évaluez les besoins en formation de votre entreprise

Au fil des mois, recueillez les besoins des services et des salariés.

La formation permet de répondre aux problématiques actuelles ou futures de l’entreprise et de combler les écarts de compétences. Les besoins en formation sont donc définis par rapport aux projets, aux objectifs à atteindre, aux changements à anticiper ou aux éventuels problèmes à régler.

Questionnez-vous sur les besoins de votre entreprise

• Quels sont les projets et changements prévus ou en cours (nouvelles procédures, nouvelle clientèle, nouveaux produits, évolution technologique, nouveau marché à conquérir, etc.) ?
• Quelles sont les nouvelles réglementations ? Et quelles en sont les conséquences :
  • sur les compétences nécessaires ;
  • sur le contenu des emplois ;
  • sur les services, les ateliers.
• Quelles sont les sources d’insatisfactions actuelles ? Quelles en sont les causes ?
  • des dysfonctionnements : organisation du travail, moyens mal adaptés, problèmes relationnels ;
  • des insuffisances de compétences ;
  • l’augmentation des exigences pour la tenue des postes (délais, rentabilité, demandes ou exigences des clients, etc.).
• Appuyez-vous sur des documents internes :
  • le projet d’entreprise et les axes stratégiques ;
  • la réglementation ;
  • le référentiel qualité ;
  • les fiches de poste ou de fonction, ou les référentiels métiers (mis à jour) ;
  • les référentiels de bonnes pratiques ;
  • les divers plans d’action de l’entreprise (projets) ;
  • les entretiens annuels et professionnels ;
  • les informations sur les caractéristiques des salariés (âge, formation, ancienneté, genre, mobilité interne, etc.) ;
  • les plans de formation des années précédentes avec l’évaluation des actions mises en place et de leurs impacts.

Questionnez les responsables de service et le personnel

• Par des entretiens :
  • entretien d’évaluation ;
  • entretien professionnel.
• Par des questionnaires :
  • aux responsables des services qui fourniront les besoins collectifs et individuels ;
  • à chaque salarié qui exprimera des besoins individuels (en lien avec son projet professionnel) et professionnels (en lien avec le poste).

Mesurez les écarts de compétences

• Listez tous les changements à anticiper et les dysfonctionnements présents dans l’entreprise.
• Listez les postes et les compétences acquises.
• Déduisez-en les compétences nécessaires à acquérir ou à développer.
• Évaluez les moyens pour réduire ces écarts : recrutement, réorganisation des équipes ou du travail, apport de matériel et d’autres moyens, formation.

3. Sélectionnez les actions de formation pour faire un plan de développement des compétences

À partir des besoins en compétences nécessaires à acquérir ou à développer, sélectionnez les formations à mettre en place ainsi que les salariés que vous souhaitez voir intégrer ces formations.

Les formations éligibles au plan de développement des compétences sont classées en 3 catégories :

• les actions de formation qui visent l’adaptation aux postes de travail ;
• les formations qui accompagnent l’évolution des emplois et visent le maintien dans l’emploi ;
• les actions de formation qui visent le développement des compétences et l’augmentation de la qualification.

Voici la marche à suivre pour sélectionner les actions de formation :

• Hiérarchisez les priorités de formation en fonction des objectifs opérationnels, des dysfonctionnements à solutionner, des délais de mise en place des équipements, du lancement de nouveaux projets, de l’évolution des métiers ou du marché, etc.
• Choisissez les services et les salariés concernés par les actions de formation en veillant à une répartition égale et équitable de la formation. Prévoyez une programmation en conséquence, sur plusieurs années si nécessaire.
• Soyez vigilant sur la faisabilité des actions de formation en tenant compte des contraintes organisationnelles (mise en place, impact sur l’organisation du travail, volume en heures, effectifs concernés, remplacements à envisager, etc.)
• Formulez les actions de formation que vous avez sélectionnées : objectifs de formation mis en lien avec les compétences visées, avec les éléments de contenus et de méthodes d’organisation, avec les personnels concernés (postes occupés, nombre, durée) et avec le calendrier prévisionnel.

4. Formalisez le projet de plan de développement des compétences

Formalisez un plan d’action argumenté pour mieux alimenter les échanges lors de la consultation des représentants du personnel et des syndicats : situation de l’entreprise, politique de formation et actions prévues.

Pour la politique de formation :

• reprenez les projets de l’entreprise identifiés et les besoins en compétences ;
• exposez les orientations en formation classées selon les catégories éligibles au plan de développement des compétences.

Pour les actions de formation, précisez pour chacune :

• leur durée et le calendrier prévisionnel ;
• pour les actions qui visent le développement des compétences, indiquez la durée prévue hors temps de travail et la durée pendant le temps de travail (les formations hors temps de travail nécessitent soit un accord collectif d’entreprise ou un accord de branche, soit un accord individuel écrit avec chaque salarié concerné, en application de l’article L. 6321-6 du Code du travail, modifié par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018) ;
• les personnels concernés (postes occupés, effectifs) ;
• quelques éléments de contenus et de méthodes d’organisation (formation modulaire, formation-action, formation ouverte à distance, formation intra-entreprise ou formation inter-entreprises par exemple) ;
• les objectifs de formation mis en lien avec les compétences visées.